Quem chega à mídia exterior estranha na primeira reunião: ninguém fala em mês. Fala em bi-semana 08, bi-semana 14, "vira na 20". O calendário comercial do setor tem unidade própria, e ela organiza tudo, do preço à logística de campo.
A bi-semana é um período de 14 dias. O ano comercial tem cerca de 26 delas, numeradas com números pares: 02, 04, 06, e assim por diante. A bi-semana 02 de um ano começa em 02 de janeiro e termina em 15 de janeiro. A numeração par não é capricho: ela deixa claro, só de olhar o número, que se está falando do calendário de OOH e não da semana do ano.
Existem duas grades paralelas convivendo no mesmo ano, uma iniciando na segunda-feira e outra no sábado, porque nem toda praça vira no mesmo dia. Ao negociar com exibidora de outra cidade, vale confirmar qual grade ela usa.
Por que 14 dias, e não 30
O ciclo de 14 dias vem da operação, não do comercial. Trocar a lona de uma face é trabalho de campo: equipe, escada ou caminhão, deslocamento, clima. Uma equipe instala em torno de dez lonas por dia. Um inventário de 100 faces consome cerca de dez dias-equipe para virar por completo.
Com esse esforço, virar toda semana seria inviável, e virar a cada mês desperdiçaria disponibilidade. O período de duas semanas é o equilíbrio que o mercado encontrou entre custo de instalação e giro de estoque.
O prazo de autorização
A venda tem data de corte. A autorização do pedido precisa estar confirmada tradicionalmente até quatro dias antes do início da bi-semana. O motivo é físico: depois disso a arte não tem tempo de ser aprovada, impressa, conferida e distribuída para o roteiro de instalação.
Isso muda o desenho do funil comercial. Não adianta fechar uma campanha na véspera da virada: ou ela entra na bi-semana seguinte, ou alguém vai instalar fora do prazo, e a campanha começa com dias a menos do que o cliente comprou.
A bi-semana não vendida evapora
Esta é a característica que mais confunde quem vem de outro setor. Numa loja, o produto que não vendeu hoje continua na prateleira amanhã. Em mídia exterior, não: a bi-semana 08 que passou vazia não vira estoque da bi-semana 10. Ela simplesmente deixou de existir, e o aluguel daquele espaço foi pago do mesmo jeito.
Estoque perecível muda toda a lógica comercial:
- Desconto de fechamento faz sentido perto da virada, quando a alternativa é receita zero;
- Ociosidade precisa ser acompanhada com a mesma atenção que faturamento, porque uma face vazia é prejuízo silencioso;
- Reserva sem prazo é veneno: uma face travada por uma proposta que nunca fecha custa a bi-semana inteira.
A grade é a tela central
Na prática, a bi-semana existe como coluna. Toda exibidora tem, de algum jeito, uma matriz de face por bi-semana, com cada célula colorida conforme o estado: livre, em opção, firme. Na maioria das empresas essa matriz é uma planilha, e é a partir dela que se responde ao telefone quando a agência pergunta o que está livre.
O problema é que a planilha não sabe se duas pessoas venderam a mesma célula. Ela mostra a última cor que alguém pintou. É por isso que a grade, quando vira sistema, precisa ter a unicidade de face por bi-semana garantida no banco de dados, e não confiada à atenção de quem edita.