A ligação chega sempre na véspera da virada. A equipe está com a lona na mão, na frente do ponto, e descobre que aquela face já tem outra campanha instalada. Alguém vendeu duas vezes a mesma coisa.
Overbooking é o erro mais caro da mídia exterior porque ele não é descoberto quando acontece. Ele é descoberto no campo, com a lona impressa, o cliente esperando e o prazo estourado. A partir daí não existe boa solução: ou se realoca a campanha para um ponto pior, ou se devolve dinheiro, ou se perde a conta.
Como o erro nasce
Ninguém vende duas vezes de propósito. O erro é sempre de sincronismo entre a intenção de venda e o registro dela. A sequência típica:
- O vendedor A reserva a face para uma proposta e pinta a célula de amarelo na planilha;
- A planilha é enviada por e-mail para a equipe, e cada um passa a ter uma cópia;
- O vendedor B, que abriu a versão de ontem, vê a face livre e fecha a venda;
- Os dois pedidos entram no financeiro em dias diferentes, sem nada que os cruze;
- A ordem de serviço sai duplicada e o conflito só aparece na instalação.
Também há o caminho inverso, mais comum do que parece: a reserva do vendedor A nunca foi liberada. A proposta morreu há dois meses, mas a célula continua amarela, e a face passou três bi-semanas bloqueada sem gerar um centavo. Reserva sem prazo de validade é overbooking ao contrário.
Por que aviso na tela não resolve
A primeira reação de quem informatiza é colocar um alerta: se a face já estiver ocupada, mostrar uma mensagem. Isso reduz o problema, não elimina, porque a verificação e a gravação acontecem em momentos diferentes. Duas pessoas salvando ao mesmo tempo passam as duas pela verificação antes de qualquer uma gravar.
O mesmo vale para relatório de conferência. Relatório encontra o conflito depois que ele já existe, e quase sempre tarde demais para reimprimir uma lona.
A garantia tem que ser do banco de dados
A única forma de tornar a venda dobrada impossível é declarar, no próprio banco, que a combinação de face e bi-semana só pode existir uma vez para ocupação firme. Assim, quando duas gravações concorrem, o banco recusa a segunda, independentemente do que a tela mostrou. O sistema então trata a recusa como o que ela é: uma informação para o vendedor, não um erro técnico.
Junto com a trava, a ocupação precisa de estados explícitos:
- Prévia: simulação de plano de mídia, não bloqueia nada;
- Opção: reserva com prazo de validade, que expira sozinha se a proposta não fechar;
- Firme: confirmada pelo pedido de inserção, e aí sim ocupa a face de forma exclusiva.
A diferença entre uma exibidora que confia na própria disponibilidade e uma que confere por telefone antes de responder à agência está inteiramente nesses dois pontos: unicidade garantida e reserva com prazo.