A objeção é sempre a mesma, e é legítima: "não posso parar de vender para trocar de sistema". Ninguém pode. A migração de inventário em mídia exterior é feita em cima de uma operação rodando, com bi-semanas virando a cada 14 dias.
A boa notícia é que o inventário de uma exibidora, por maior que pareça, é um conjunto pequeno de dados bem definidos. O que costuma travar não é o volume: é a ordem em que as coisas entram.
1. A planilha atual é o ponto de partida, não o inimigo
A planilha de disponibilidade já contém quase tudo que importa: o código do ponto, o endereço, o formato, o sentido, o preço e o histórico de ocupação. Ela é a fonte da carga inicial, não algo a ser descartado e redigitado.
O trabalho de preparação é modesto e vale ser feito antes:
- Garantir que cada linha tenha um código único de ponto e de face;
- Separar o que é local, o que é estrutura e o que é face, ainda que numa coluna improvisada;
- Padronizar endereço, para que a geocodificação acerte de primeira;
- Marcar o que está inativo e por quê, em vez de simplesmente apagar a linha.
2. Geocodificar é parte da carga
Ponto de mídia exterior sem coordenada é meio ponto. Sem ela não há mapa na proposta, não há roteirização de campo, não há camada geográfica e não há como amarrar a foto de checking ao local correto. A geocodificação entra junto com a importação, não como um projeto para depois.
3. A ordem que mantém a operação de pé
Esta é a parte que decide se a migração é tranquila ou traumática. A sequência que funciona vai do que impede a entrada até o que refina a gestão:
- Inventário importado, porque sem ele nada mais existe;
- Tipos, documentos e ciclo do ativo, para o cadastro representar o inventário real;
- Usuários e papéis, para mais de uma pessoa poder operar;
- Grade confiável, com trava de overbooking e reserva com prazo;
- Preços e proposta, que é quando o comercial abandona o PowerPoint;
- Pedido, faturamento e nota, que traz o financeiro para dentro;
- Produção e campo, tirando a operação do grupo de mensagens;
- Checking e comprovação, fechando o ciclo;
- Custos e rentabilidade, que só faz sentido quando o resto já registra.
Cada etapa remove uma planilha paralela e funciona sozinha. Nenhuma delas exige que a seguinte já esteja pronta para dar resultado, e é isso que permite entrar aos poucos.
4. O período de convivência
Durante algumas bi-semanas, sistema e planilha convivem. Isso é normal e deve ter data para acabar. Duas regras evitam que a convivência vire permanente:
- A partir de uma bi-semana escolhida, toda nova reserva nasce no sistema, sem exceção;
- A planilha vira consulta do passado, e ninguém mais edita célula nela.
Sem essas duas regras, a equipe mantém as duas bases atualizadas por educação, erra em uma delas por cansaço, e conclui que o sistema não funcionou.
5. O que medir para saber que deu certo
Três sinais mostram que a migração pegou, e nenhum deles é a quantidade de telas usadas:
- A resposta sobre disponibilidade é dada na hora, sem "vou confirmar e te retorno";
- A proposta sai do sistema, com mapa e foto, sem alguém montar apresentação;
- A comprovação da campanha é entregue no primeiro pedido do cliente.
Quando esses três acontecem, a planilha para de ser aberta sozinha. Não é preciso proibi-la.